Reflexiones al terminar el año: ¿Debe la empresa adaptarse a un sistema?

Para nosotros es muy común escuchar la frase “… nuestra empresa no debe adaptarse al sistema, sino que el sistema debe adaptarse a nuestra empresa…”. Y realmente es una verdad absoluta sin discusiones.

Para poder comprender el alcance de esta verdad, debemos ahondar un poco en definir a qué llamamos “la empresa” y a qué llamamos “el sistema”. Sin entrar en tecnicismos, llamamos empresa a una o varias unidades de negocios que vuelcan todos sus esfuerzos en crear valor para sus clientes obteniendo los beneficios de hacerlo con la mayor eficiencia.

Y ¿qué es el sistema? Habitualmente llamamos sistema a la parte informática de nuestra administración. Pero en realidad el sistema administrativo (que cumple funciones operativas, de control, de generación de información para la toma de decisiones, etc.) está compuesto generalmente por un software (Tango por ejemplo) y por un conjunto de reglas orales o escritas que conforman los procedimientos. No se trata de adaptar una parte del sistema a la otra, sino de integrar a ambas para que juntas se adapten a su función, en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Los procedimientos, son muchos y muy variados, están diseminados por toda la empresa, a modo de ejemplo: “NN autoriza los pagos los martes”, “los pedidos de los clientes que llegan por mail se imprimen”, “primero se preparan los despachos de los clientes que salen por reparto”, “los cheques de terceros deben tener escrito atrás en lápiz el código del cliente que lo entregó”.

Si bien esto parece una obviedad, es muy común que, al incorporar un nuevo software que trae mejoras en los tiempos, seguridad en los datos, etc., no se revisen los procedimientos que caen en desuso (por ejemplo, completar una planilla manualmente con datos que ya fueron ingresados al sistema), con la consecuente pérdida de tiempo y riesgo de duplicar errores. Por este motivo siempre recomendamos trabajar (y colaboramos en ello) para ajustar adecuadamente los circuitos administrativos, y así potenciar las cualidades del sistema informático.

Reflexiones al terminar el año: ¿Debe la empresa adaptarse a un sistema?
Autor
Lic. Mariano Mendoza